Ao criar o Plano de Gerenciamento do Escopo, é necessário pensar em como iremos definir, esclarecer, aprovar e também monitorar e controlar o escopo.
Depois de recolhermos os requisitos e definirmos o escopo, precisamos criar a EAP e junto com ela o Dicionário da EAP. Estes documentos nos ajudarão a descobrir escopos adicionais além de serem excelente para apresentar as partes interessadas qual é o escopo do projeto.
Se você, no seu trabalho, é encorajado a entregar mais do que é necessário, lembre-se que para o Exame PMP, isto é imperdoável. Tanto do ponto de vista de Escopo como também de Qualidade.
E se durante o projeto as partes interessadas solicitarem mudanças no escopo, devemos influenciar estas mudanças para que sejam evitadas ou para que possamos diminuir os riscos e explorar as oportunidades ANTES de solicitar a aprovação destas mudanças.
O 'Norte' do Escopo do Projeto deve ser o Termo de Abertura. Se uma mudança for solicitada e ela não se encaixar no Termo de Abertura, ou a solicitação de mudança deverá ser rejeitada ou o Projeto encerrado e um novo Termo de Abertura deverá ser criado.
Lembre-se, além de Definir o Escopo, o Gerente de Projetos também é responsável por garantir (a todo tempo) que ele está sendo cumprido.
Uma informação muito importante para o Exame PMP: Um projeto normalmente possui 2 Escopos - O Escopo do Produto e o Escopo do Projeto. Não se esqueça disto!!!
5.1. Coletar os Requisitos
O que não faltam são ferramentas para Coletar os Requisitos do Projeto. Neste caso, é importante declarar no Plano de Gerenciamento do Escopo, quais serão utilizadas no Projeto.
Utilizar todas talvez seja inviável. Pense nisto.
- Revisão de Registros Históricos : Se um projeto similar ao seu já foi implementado antes na Organização, pode ser bastante útil consultar os Registros Históricos antes de prosseguir.
- Entrevistas : Ou melhor dizendo, "Entrevista com Especialistas". Coloca-se em uma Sala de Reuniões a Equipe do Projeto, o Gerente do Projeto e as principais Partes Interessadas. Elas também podem ser feitas por e-mail, telefone, etc.
- Grupos de Foco : Um moderador orienta a conversa de um determinado Grupo. Normalmente um conjunto específico de Partes Interessadas, Especialistas ou de alguns futuros usuários do Produto.
- Workshops Facilitados : É uma forma de reunir as Partes Interessadas com diferentes pontos de vista e no final reunir todos os requisitos do Produto.
- Brainstorming : "Muita calma nesta hora". O Brainstorming, diferente do que muitos acreditam, não é um momento de descontração onde todos discutem ideias livremente. É necessário haver um orientação para 'Pensamento em Grupo' e após identificar os grupos que se formaram as ideias devem ser discutidas e então anotadas.
- Técnica de Grupo Nominal : Técnica utilizada na reunião de Brainstorming para classificar as ideias mais úteis geradas.
- Tecnica Delphi : Os especialista participam anonimamente respondendo a questionários que após terem suas respostas compiladas retornam para estes mesmos especialistas para revisão adicional até se obter o consenso.
- Mapas Mentais : Os mapas mentais se assemelham a arvores onde o primeiro ramo de um galho é uma ideia geral e as suas ramificações são ideias específicas relacionadas a este.
- Diagramas de Afinidade : Depois de recolher os requisitos através das outras técnicas, um diagrama de afinidade pode ser elaborado agrupando-os por assuntos comuns entre eles.
- Questionários e Pesquisas : Muito útil quando precisamos recolher requisitos de um grupo muito grande de pessoas.
- Observação : Utilizada quando o Produto do Projeto será uma melhoria em uma atividade. Observa-se como é feita a atividade atualmente para poder extrair os requisitos.
- Protótipos : Um modelo do Produto Proposto. Ele pode ser atualizado quantas vezes forem necessárias (e o limite deve estar no Plano de Gerenciamento de Escopo) de acordo com a quantidade de requisitos que se deseja incluir ou remover.
- Tomada de Decisão em Grupo : O grupo precisa concordar unanimemente com o requisito antes que o mesmo possa ser incluído ou excluído do Escopo. Em casos difíceis (onde não se chega a um consenso), é possível utilizar a técnica da ditadura onde uma pessoa fica responsável por decidir pelo grupo todo. O Gerente de Projetos ou as Partes Interessadas de maior influência podem optar pela abordagem majoritária (mais da metade) ou pluralidade (maioria).
Uma vez que a coleta dos requisitos esteja concluida, elas devem ser documentadas.
- Documentação dos Requisitos : Depois de encerrada a atividade de coletar requisitos, estes devem ser documentados. Mas não basta apenas escrever quais serão os requisitos do projeto e do produto, é importante também descrever como saberemos que o trabalho realizado cumpriu cada requisito. As Partes Interessadas precisam saber que entendemos o que eles desejam. Isto também nos ajudará a garantir que o trabalho realizável será aceitado no final.
- Equilibrar os Requisitos das Partes Interessadas : Será que todos os Requisitos podem ser cumpridos de acordo com os objetivos do projeto? É interessante priorizar os requisitos mais importantes e se possível apenas monitorar os menos importantes durante o ciclo de vida do projeto. Algumas vezes os Gerentes de Projeto também precisam dizer não.
- Solucionar Requisitos Conflitantes : Para requisitos conflitantes só há uma saída, envolver a Alta Administração da Organização (ou o Patrocinador) e deixar que ela decida. Mas lembre-se, o Gerente de Projetos precisa ficar atento para poder influenciar todas as Partes Interessadas. Este é um Fator Crítico para o Sucesso do Projeto.
- Plano de Gerenciamento de Requisitos : Antes tarde do que nunca. O Plano deve conter os métodos que você pretende utilizar para identificar os requisitos e também como o Gerente do Projeto irá priorizar, analisar, gerenciar e controlar mudanças neles.
- Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos : Este documento serve para registramos a origem de cada requisito, quem solicitou, quem é responsável por monitorar, qual é a situação atual do requisito, como o requisito ajuda a alcançar o objetivo do projeto, etc.
5.2. Definir o Escopo
De posse de todos requisitos e do Plano de Gerenciamento de Requisitos é possível definir, finalmente, o Escopo do Projeto e do Produto.
A Declaração do Escopo do Projeto é a principal saída deste processo e ele diz o que faremos e o que não faremos no projeto. Ela pode incluir:
- Escopo do Produto;
- Escopo do Projeto;
- Entregas;
- Critérios de Aceitação do Produto;
- O que não faz parte do projeto;
- Restrições e Premissas.
5.3. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A EAP é um dos principais documentos do Projeto e uma das principais ferramentas do Gerente de Projetos. Tanto para apresentar o Escopo as Partes Interessadas como para auxiliar no planejamento dos próximos passos.
A criação da EAP segue uma lógica em que no topo temos o projeto, no segundo nível as entregas do projeto, no terceiro nível as contas de controle e do quarto nível em diante, os pacotes de trabalho.
Cabe uma observação importante aqui. Não são todas as entregas que serão incluídas na EAP. Algumas entregas provavelmente serão feitas automaticamente como resultado de um trabalho específico mas não estará declarada na EAP.
Cabe uma observação importante aqui. Não são todas as entregas que serão incluídas na EAP. Algumas entregas provavelmente serão feitas automaticamente como resultado de um trabalho específico mas não estará declarada na EAP.
Uma vez que tenhamos os pacotes de trabalho definidos, a EAP está concluída As atividades dos pacotes de trabalho serão listadas mais a frente, em outro processo.
Uma dica para o Exame PMP é que a EAP é um trabalho de decomposição. Quer dizer, você está decompondo o Projeto através da EAP.
Outra dica. Uma EAP é:
- Uma imagem gráfica;
- Uma forma de identificar todas as entregas que devem ser terminadas;
- A base sobre a qual o Projeto é construído;
- Um documento obrigatório em TODOS os Projetos;
- Passível de ser reutilizada em outros projetos.
E não se esqueçam do Dicionário da EAP. Ele é criado no nível dos Pacotes de Trabalho, isto porque não basta dizermos "Módulo XPTO" na EAP para se ter todo o entendimento do que é necessário ser feito neste Pacote de Trabalho. O Dicionário da EAP deve descrever o trabalho que precisa ser feito para que o "Módulo XPTO" seja realizado dentro do seu Escopo e atendendo aos Requisitos a ele associado.
E com tudo isso em mãos, temos finalmente a Linha de Base do Escopo:
E com tudo isso em mãos, temos finalmente a Linha de Base do Escopo:
- Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
- Dicionário da EAP;
- Declaração do Escopo do Projeto.
5.4. Verificar o Escopo
Como eu havia dito, não adianta apenas Definir o Escopo. É preciso verificar se as entregas estão sendo feitas corretamente e obter a aceitação formal do cliente para elas.
Apesar deste processo pressupor reuniões com o cliente para que ele aceite as entregas parciais do projeto, não devemos pensar nele como um processo de encerramento do projeto.
Verificar o Escopo é garantir que no final do projeto, quando for necessário obter a aceitação final do cliente, não haja dúvidas quanto as entregas parciais. Mas ele não encerra o projeto.
Um outro ponto interessante aqui é que este processo se integra ao processo de Realizar o Controle da Qualidade. Antes de fazer a reunião com o cliente para apresentar a entrega parcial, é necessário garantir que a qualidade está adequada ao requisito solicitado. Caso contrário, é necessário realizar uma solicitação de mudança, aprova-la, executa-la e depois de passar novamente pelo processo de garantia da qualidade é que vamos apresentar ao cliente.
Fique atento a uma possível 'pegadinha' do Exame PMP em relação a isto.
5.5. Controlar o Escopo
Este é um processo extremamente proativo.
Espera-se do Gerente de Projetos que Controla o Escopo, que seja feita uma análise periódica do desempenho do Produto e do Projeto para que, se necessário, sejam solicitadas mudanças na Linha de Base do Escopo.
Controlar o Escopo requer que algo já tenha sido entregue e o que foi entregue teve tantas variações que necessita de uma ação corretiva ou preventiva.
Depois de analisar as variações e ter certeza que uma ação é necessária, proceda com a Solicitação de Mudança para atualizar as Linhas de Base do Escopo.
Como eu havia dito, não adianta apenas Definir o Escopo. É preciso verificar se as entregas estão sendo feitas corretamente e obter a aceitação formal do cliente para elas.
Apesar deste processo pressupor reuniões com o cliente para que ele aceite as entregas parciais do projeto, não devemos pensar nele como um processo de encerramento do projeto.
Verificar o Escopo é garantir que no final do projeto, quando for necessário obter a aceitação final do cliente, não haja dúvidas quanto as entregas parciais. Mas ele não encerra o projeto.
Um outro ponto interessante aqui é que este processo se integra ao processo de Realizar o Controle da Qualidade. Antes de fazer a reunião com o cliente para apresentar a entrega parcial, é necessário garantir que a qualidade está adequada ao requisito solicitado. Caso contrário, é necessário realizar uma solicitação de mudança, aprova-la, executa-la e depois de passar novamente pelo processo de garantia da qualidade é que vamos apresentar ao cliente.
Fique atento a uma possível 'pegadinha' do Exame PMP em relação a isto.
5.5. Controlar o Escopo
Este é um processo extremamente proativo.
Espera-se do Gerente de Projetos que Controla o Escopo, que seja feita uma análise periódica do desempenho do Produto e do Projeto para que, se necessário, sejam solicitadas mudanças na Linha de Base do Escopo.
Controlar o Escopo requer que algo já tenha sido entregue e o que foi entregue teve tantas variações que necessita de uma ação corretiva ou preventiva.
Depois de analisar as variações e ter certeza que uma ação é necessária, proceda com a Solicitação de Mudança para atualizar as Linhas de Base do Escopo.
