Um outro capítulo cheio de dicas para passar na prova. São conceitos que devemos saber para o nosso dia-a-dia, mas muitas vezes esquecemos por conta da Estrutura Organizacional das empresas.
O que é um Projeto?
Um trabalho temporário, com início e fim, que tem por objetivo entregar um Produto, um Serviço ou um Resultado Exclusivo.
Se no dia-a-dia você está trabalhando em um projeto que não acaba nunca, talvez ele não seja um projeto. Pense nisto antes de aplicar para a prova, pois sua experiência irá influenciar suas respostas.
Para a prova temos que imaginar um projeto grande, algo jamais realizado antes, com milhões de dolares investidos. Duração de mais de 1 ano e mais de 200 recursos de diversos países, se possível até terceirizados.
Você vai perceber que as perguntas sempre irão sugerir algo assim. Pense sempre em um projeto perfeito, completo, com todos os Planos elaborados.
Grupos de Processos:
1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento e Controle
5. Encerramento
Áreas de Conhecimento:
1. Integração
2. Escopo
3. Tempo
4. Custos
5. Qualidade
6. Recursos Humanos
7. Comunicações
8. Riscos
9. Aquisições
O que é um Programa?
Um grupo de Projetos relacionados que faça sentido estarem agrupados considerando otimização em Custos, Riscos, Integração, etc.
Lembre-se: Se não houver ganhos em criar um Programa, não faz sentido mobilizar uma Equipe de Gerenciamento de Programas. Então não se deve criar o Programa.
O que é um Portfólio?
Um grupo de Programas e Projetos individuais que têm como objetivo uma estratégia empresarial.
É muito comum cometermos o erro de imaginar um Programa como um conjunto de Projetos, assim como um Portfólio como um conjunto de Programas. NÃO!!! Se você pensava assim, esqueça!!!!
Você pode ter um Portfólio apenas de Projetos e ele não será um Programa.
Recapitulando (Projetos, Programas e Portfólio)
Projetos - Trabalho temporário para entregar um Produto, um Serviço ou um Resultado Único.
Programas - Grupo de Projetos relacionados entre si e que, obrigatoriamente, o gerenciamento em conjunto traga vantagens para a organização.
Portfólio - Grupo de Programas e/ou Projetos que têm como objetivos uma meta estratégica para a Organização.
Escritório de Projetos (PMO)
O PMO é uma unidade departamental e não uma única pessoa.
Ele pode ter um destes 3 papéis:
1. Fornecer políticas, metodologias e modelos para gerenciar projetos;
2. Fornecer apoio e orientação a outras pessoas sobre como gerenciar projetos, fornecer treinamento e softwares de gerenciamento de projetos e auxiliar no uso de ferramentas específicas;
3. Fornecer gerentes de projetos para diferentes projetos da organização, sendo responsável pelo resultado destes projetos. Então todos os projetos, ou projetos de um determinado porte, tipo ou influencia serão gerenciados por este escritório.
Partes Interessadas
Todo mundo que for influenciado pelo Projeto, positiva ou negativamente, é uma parte interessada. A equipe do Projeto é uma parte interessada. As pessoas que serão afetadas com os produtos entregues pelo Projeto são partes interessadas.
Jamais subestime qualquer parte interessada em qualquer fase do Projeto. Tenha um Plano de Recursos Humanos e de Comunicações muito bem definido.
Estrutura Organizacional
Este é um ponto que pode gerar muitas dúvidas na prova. É interessante passar por ele com no mínimo 80% de compreensão em:
1. Quem detém mais poder em cada tipo de estruturas organizacionais: Gerente de Projetos ou Gerente Funcional;
2. Vantagens e Desvantagens de cada tipo de organização.
Estrutura Funcional
A mais comum de todas. Normalmente os projetos ficam dentro de departamentos e a equipe do projeto responde ao Gerente Funcional daquele departamento. Se alguma informação ou recurso precisa ser obtido de outro departamento, a solicitação precisa subir até o Gerente Funcional que 'contratou o projeto', seguir para o Gerente Funcional do outro departamento e então descer até o recurso que irá providenciar o que é necessário ao projeto. Então fará o mesmo caminho de volta até chegar ao projeto.
Estrutura por Projeto (projetizada)
Toda empresa é organizada por projetos. Se um projeto se encerra, todos os recursos precisam ser realocados para outro projeto ou buscar novas oportunidades. A comunicação ocorre principalmente dentro do projeto. O Gerente de Projetos é a maior autoridade dentro do Projeto e todos se reportam a ele.
Estrutura Matricial
Esta estrutura é uma tentativa de aproveitar o melhor das duas anteriores. Em uma estrutura Matricial Forte, o Gerente de Projetos é a autoridade. Em uma estrutura Matricial Fraca, o Gerente Funcional é a autoridade e o Gerente de Projetos atua como um Facilitador ou Coordenador de Projetos.
Em uma estrutura de Matriz Balanceada a autoridade é compartilhada. Em todos os casos os recursos têm "dois chefes", quer dizer, duas pessoas a se reportar.
- O Exame normalmente não indica qual a Estrutura Organizacional está utilizando nas questões. Neste caso, sempre considere uma Estrutura Matricial.
Ciclos de Vida.
Do Produto: Dura desde a sua concepção até sua retirada do mercado.
(Concepção, Crescimento, Maturidade, Declínio e Retirada)
Pode haver um projeto para criar o produto, depois outro para melhorar o produto, depois outro para analisar a concorrência deste produto no mercado e até um outro para retirá-lo do mercado (imagine uma usina nuclear, precisamos de um projeto para desativa-la e talvez, se possível, até reaproveitar as instalações para outras atividades)
Do Projeto: É o que precisa ser feito para produzir as entregas do projeto. E isto varia de acordo com o setor da organização que o projeto é executado.
Por exemplo, para Construção Civil o Ciclo de Vida do Projeto passará por Analise de Viabilidade, Planejamento, Design, Produção, Entrega e Ativação.
Já para Desenvolvimento de Sistemas Informáticos, o Ciclo de Vida do Projeto passará por Design de Alto Nível, Design Detalhado, Codificação, Testes, Instalação e Entrega para Operações.
Do Processo de Gerenciamento de Projetos: Aqui sim estão os Grupos de Processos de Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.
Em um projeto pequeno, como muitas pessoas estão acostumadas a trabalhar, estes processos acompanham o Ciclo de Vida do Projeto. Mas em projetos grandes, normalmente não.
Exemplo em um Projeto de Desenvolvimento de Sistemas Informáticos Pequeno:
Iniciação => Design de Alto Nível
Planejamento => Design Detalhado
Execução => Codificação
Monitoramento e Controle => Testes
Encerramento => Entrega para Operações
Exemplo em um Projeto de Desenvolvimento de Sistemas Informáticos Grande:
Iniciação => Planejamento de Alto Nível
Planejamento => Criação do Plano de Gerenciamento do Projeto
Execução => Planejamento do Projeto, criação dos demais documentos que apoiarão a execução do projeto
Monitoramento e Controle => Análise da criação do Planejamento do Projeto para garantir que está de acordo com o Plano de Gerenciamento do Projeto
Encerramento => Quando o trabalho de Planejamento do Projeto for concluído encerra-se esta fase com os documentos do projeto.
Então inicia-se outra fase do projeto utilizando os mesmos Grupos de Processos.
Iniciação => Revisão do Termo de Abertura do Projeto, Recebimento dos Planos do Projeto.
Planejamento => Definir como será realizada a execução da Fase de Design Detalhado através do Plano do Projeto
Execução => Criação do Design Detalhado conforme planejado.
Monitoramento e Controle => Análise de desvios e sugestões de mudanças se necessárias.
Encerramento => Entrega do Design Detalhado do Projeto.
E assim vamos para a fase de Codificação seguindo o mesmo ritmo ...
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